职场上写电子邮件的那些不成文却实用的规定
2014-03-12 16:23:56 来源:全国公共招聘网 作者:未知 浏览46次
关于电子邮件我们都会使用，但是平时生活中可能已经基本不用了，因为联系亲朋手机就解决了。
关于电子邮件我们都会使用，但是平时生活中可能已经基本不用了，因为联系亲朋手机就解决了。但是在职场上电子邮件是一种非常重要的沟通工具。电子邮件不仅仅是用来写工作日报的，而且还是与上下级进行工作上的协调和商议的一种渠道。你可能会使用这一的软件，可电子邮件你真的会写吗？那就要看看职场上写电子邮件的23个不成文规定了。
1、主题应为描述性语言。“介绍”简单两个字不行，若换成“介绍：某某（某某公司）”便更得体。
2、电邮要尽可能简短。既可以帮你省时间，更重要的是，也尊重了收信人的时间。
3、回复越快，内容应越简短。
4、若收信人事先不知你要发这封邮件，记得先加一句介绍。不管你与收信人首次联络还是经常共事，这一点都十分重要。例如，对前者可加一句“我们在这儿见的”，对后者可写“关于我们合作项目的下一阶段”等等。
5、把“问题”和“任务项”明确地写在开头，而不是最后。这样一来收信人一下子就能明白你的诉求。
6、若有截止期限，请说明；若要求并不紧急，也请说明。
7、若邮件无需回复，仅供参考，请说明。
8、所有问题请尽可能准确描述。“你觉得这个提案怎么样”不够准确，更好一点的版本是“我们能接受卖方提出的两万美元的提案吗？”
9、多用黑点或数字来编号。这样比大段文字更易速读。
10、重要事项请加粗。
11、不要事事都加粗。
12、使用清晰易读字体。ComicSans可不算。
13、若不能立即回复，应回复发件人一有进展会立即知会他/她，以免反复收到追问邮件，同时让对方心里有数，不必白等。
14、仅抄送必要的人。收到邮件的人越多，回复该邮件的必要性就越低。
15、不必要时别点“回复所有人”。谁也不喜欢给全部门收件箱添累赘的人。
16、若发现不必再将某人留在某电邮链中，那么再发新邮件时应将其转到“秘密抄送”栏，且在邮件第一行说明。（“Sam，多谢帮Mary和我作介绍，现在将你转到秘密抄送了，下面我来做就好了。”）
17、要遵从双向选择。否则，你一发邮件大家就会害怕了。
18、若想更改话题，请重开一封邮件。可以再加上相关主题和收件人。
19、别重复。没人需要二十个人回复“我也觉得这棒极了！”
20、若因工作或生意需要发电邮，记得在页脚处加上联系方式和头衔。当然，越简短越好。
21、若收件人业务繁忙，完全可以且应该在一两周后在原始邮件基础上追加一封。很多大忙人都要追加一封才奏效，但追加总共别超过三封。
22、若非特别紧急，48小时内不要追加。
23、若收到或想要发一封言语唐突的邮件，别冲动。若十分紧急，不如选择打个电话。
1、主题应为描述性语言。“介绍”简单两个字不行，若换成“介绍：某某（某某公司）”便更得体。
2、电邮要尽可能简短。既可以帮你省时间，更重要的是，也尊重了收信人的时间。
3、回复越快，内容应越简短。
4、若收信人事先不知你要发这封邮件，记得先加一句介绍。不管你与收信人首次联络还是经常共事，这一点都十分重要。例如，对前者可加一句“我们在这儿见的”，对后者可写“关于我们合作项目的下一阶段”等等。
5、把“问题”和“任务项”明确地写在开头，而不是最后。这样一来收信人一下子就能明白你的诉求。
6、若有截止期限，请说明；若要求并不紧急，也请说明。
7、若邮件无需回复，仅供参考，请说明。
8、所有问题请尽可能准确描述。“你觉得这个提案怎么样”不够准确，更好一点的版本是“我们能接受卖方提出的两万美元的提案吗？”
9、多用黑点或数字来编号。这样比大段文字更易速读。
10、重要事项请加粗。
11、不要事事都加粗。
12、使用清晰易读字体。ComicSans可不算。
13、若不能立即回复，应回复发件人一有进展会立即知会他/她，以免反复收到追问邮件，同时让对方心里有数，不必白等。
14、仅抄送必要的人。收到邮件的人越多，回复该邮件的必要性就越低。
15、不必要时别点“回复所有人”。谁也不喜欢给全部门收件箱添累赘的人。
16、若发现不必再将某人留在某电邮链中，那么再发新邮件时应将其转到“秘密抄送”栏，且在邮件第一行说明。（“Sam，多谢帮Mary和我作介绍，现在将你转到秘密抄送了，下面我来做就好了。”）
17、要遵从双向选择。否则，你一发邮件大家就会害怕了。
18、若想更改话题，请重开一封邮件。可以再加上相关主题和收件人。
19、别重复。没人需要二十个人回复“我也觉得这棒极了！”
20、若因工作或生意需要发电邮，记得在页脚处加上联系方式和头衔。当然，越简短越好。
21、若收件人业务繁忙，完全可以且应该在一两周后在原始邮件基础上追加一封。很多大忙人都要追加一封才奏效，但追加总共别超过三封。
22、若非特别紧急，48小时内不要追加。
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