该企业成立时间较短，人员规模在600人左右，没有E-hr系统，19家分公司坐落在全国多个省市，分公司不设专职人力，身兼多职的小助理每月提交考勤、绩效、奖金三类数据，由总部人力通过EXCEL表格统一核算工资。其中，奖金种类在3-20种之间，包括自设奖励与第三方奖励。
 
    当时面临的问题如下：
 
    1、工作量大。
 
    1）只有1名人员负责薪酬核算，但由于财务管理原因，每个分公司的工资必须单独成表，即每月须制作19张工资表，支付19次费用；
 
    2）考勤、绩效、奖金各有至少1张统计表，19家分公司每月汇总到总部人力的表格至少19*3=57张；
 
    3）考勤、绩效、奖金虽然各有统计模板，但囊括其中的情况有限，并且政策零散，经常发生需单独核算的“特例”；
 
    4）分公司助理因EXCEL水平有限，手工计算出错率高，经常提报后反复修改数据。
 
    2、管理不规范。
 
    1）涉及第三方奖励或者累计发放的情况，没有核对到款金额或剩余可发放金额，存在超额发放的风险；
 
    2）社保公积金费用由代理方进行数据维护，缺乏审核，存在数据错误的现象；
 
    3）员工转正规定不一，由薪酬核算人员根据各地规定手动调整转正人员工资。
 
    综上，薪酬核算人员需要在2天左右的时间里制作19张工资表，参考57张各类数据表，处理各地发生的特例与修改，并根据不同的规则肉眼辨别当月转正人员以调整工资标准。即使在这样的工作强度下，由于缺乏必要的数据审核，费用可控性和数据正确性都存在较大漏洞。
 
    针对上述问题，分三个方面逐步改善：
 
    1、提升费用可控性。
 
    首先与奖励发起部门建立对接关系，将分公司每月上报奖励金额与奖金发起部门的数据进行核对，实现闭环管理；其次清理年度累计发放金额，对出现超额发放的，及时采取提醒、停发等措施；最后加强社保公积金费用审核。
 
    2、完善薪酬政策，将提报数据的过程公式化、模板化。
 
    针对分公司普遍存在的问题进行调研，有推广意义的通过修订薪酬政策实现常态化；可以通过现有方案转化解决的，与分公司达成一致纳入现有薪酬体系；确实有其存在背景和存在意义的，仍然作为“特例”单独核算；已过施行期限或施行时特定条件消失的及时叫停。
 
    通过梳理，“特例”数量明显减少，而薪酬体系的覆盖面更广。在此基础上，考虑到分公司助理EXCEL应用水平普遍较低、流动性强、短期培训难度大等因素，将考勤、绩效、奖励的统计核算表制成3个模板统一下发，模板中设置公式并进行工作表保护，申报人员只需填写必要的数据即可自动计算。
 
    转正人员薪资调整方面，设立统一审批流程，根据审批结果编制调岗调薪台账，实现统筹管理。
 
    3、进一步推动流程优化。
 
    考勤、绩效、奖励模板的使用，降低了分公司申报数据的难度，提高了数据准确性，但对于薪酬核算人员来讲仍然需要制作19张表格、参照57张报表、支付19次费用。
 
    于是，在前述措施的基础上，进一步改良数据申报模板，将考勤、绩效、奖励三类数据通过公式呈现在一张数据表中，并进行二次自动化，例如奖金与考勤挂钩的部分实现自动核算。这样薪酬核算人员的参照表格从57张下降到19张，虽然有时仍需核对明细数据，但工作量已经显著降低。
 
    除了改善模板，还积极与财务部门沟通，探讨优化工资支付流程的可能性，并在不久之后实现了从支付19笔到只需支付2笔的可喜进展。