节后开工要收心
2016-02-16 08:29:47 来源:哈佛商业评论 作者:未知 浏览46次
因数字化信息引起的分心也许是当今职场特有的问题。我们整日被台式电脑、笔记本电脑、平板电脑和智能手机上许许多多的信息和通知轮番轰炸，想集中注意力却力不从心。要是犯了拖延症，随手点几下就能浪费大把时间。
克利福德·纳斯（Clifford Nass）与他在斯坦福大学的同事最近研究发现，频繁在不同内容间切换的人在注意力、记忆力和任务掌控力上皆不如注意力集中一处的人。数字化分心使得人们在办公室和家中的效率及参与度下降。
为解决这个问题，多数人赞同要控制数字化信息过载，别让信息控制自己。但具体该如何着手？我们就此问题请教了心理学家拉里·罗森（Larry Rosen）和技术专家亚历山德拉·塞缪尔（Alexandra Samuel）。之前我们猜测，这两位有着不同学科背景的专家可能会给出迥然不同的建议——结果的确如此。罗森认为我们应当彻底离开信息流，投入其他更能提升精力的活动。塞缪尔则提出，与数字化信息所造成的分心作斗争，最佳途径是有策略地使用数字化工具。要想应对数字化信息引起的分心这个巨大且持续加剧的挑战，你可以综合参考他们两位的建议。
戒掉数码设备
我们被数字化引起的分心弄得疲惫不堪是何缘故？一些人将数码产品过度使用称为成瘾症。但大多数人并未从该行为中获得多少快感，而快感是成瘾症的本质特征，所以我不同意这种说法。更准确的术语是“唯恐错过”（fear of missing out）、掉线恐惧（fear of being offline）和无手机联络焦虑症（nomophobia），这些焦虑症状与强迫症类似。人们不断查看笔记本电脑、平板电脑和手机，是因为担心自己对新信息的接收落后于别人，对短信或电子邮件回复太慢，或者给别人的社交媒体状态评论或点赞太慢。
这样的问题诊断有着无数研究支持。在我的实验室，我们发现许多人每15分钟或更短时间就要查看一次手机，否则便会陷入焦虑，这一现象不分年龄。我的同事南希·奇弗（Nancy Cheever）让163名学生在一间报告厅内静坐，不许交谈、工作或使用手机，一小时后对他们的焦虑程度进行检测。轻度智能手机使用者的焦虑水平未发生变化，中度使用者焦虑度提升至某一水平随即保持不变，而习惯一天到晚随时查看手机的学生则感到焦虑度迅速飙高且持续上升。
如何缓解焦虑、避免分心？我向学生、家长、老师和公司领导者推荐三种有助于离开数码设备重新集中注意力的策略。
第一，用行为准则约束自己，戒断数码设备。先把所有电子通信设备查看一遍，然后全部关闭，手机调至静音。设置一个15分钟后提醒的闹钟，闹钟响起时用一分钟查看电子设备。重复这一过程让自己适应，逐渐将戒断时间延长至一小时或数小时。
第二种策略是受纳塔涅尔·克莱特曼（Nathaniel Kleitman）启发。克莱特曼的研究表明，大脑运转在睡眠和清醒时都遵循着90分钟的作息节律。你应当在每一个半小时工作后安排一段休息时间，使用电子设备同时处理多项任务时更应如此，因为多任务并行会让大脑过劳。在大自然中休息10分钟便足以起到镇静作用，此外还可以选择听音乐、欣赏美术作品、锻炼或冥想做为休息方式。
最后一种方法，别把电子设备放在卧室。美国国家睡眠基金会（NSF）和梅奥诊所（Mayo Clinic）指出，使用会发出蓝光的LED设备有害于睡眠，而睡眠有助于消除大脑中的无用信息和日间神经元活动产生的毒素，对你白天学习的内容起到至关重要的强化作用。NSF建议睡前一小时停止查看数字化信息，梅奥诊所则建议夜间使用电子设备时调低屏幕亮度，与屏幕保持35厘米的距离，临睡前把电子设备放到房间外去。这样做的目的是为了使激活大脑的神经递质停止分泌，促进可助你入眠的褪黑素产生。
使用电子设备是为了缓解焦虑，然而过度使用却让我们更加焦虑。为打破这种恶性循环，我们必须限制自己对电子设备的使用，唯其如此方可集中注意力。
善用工具提升效率
信息技术以多种途径强行占用了我们的时间，而我们却忘了使用数字化工具原本是为了让生活更轻松。倘若使用得当，生活的确会更轻松。笔者从事信息技术运用研究20年，发现以毒攻毒之法非但可行，且势在必行。
当今数字化时代，“关机”一途并不可行。诸多工作、沟通和社交活动皆通过电子设备进行，少有人能承担在工作日长时间离线的结果，甚或连晚上和周末也不例外。塔塔通信（TataCommunications）最近一次调查显示，在美国、欧洲和亚洲，人们每天花在网络上的平均时间超过5小时，64%的人在无法联网时感到焦虑。
品牌及市场营销机构Element Three创始人兼总裁蒂芙妮·绍德（Tiffany Sauder）知道“始终保持在线”这个要求对于正在发展的公司的高管而言是何等挑战。自2011年大获成功、签下一位大客户后，她便做好准备要为公司和自己打造更高的公众认同度。她知道自己需要开始用推特，但打造社交媒体形象对一个已然被各种信息淹没的人来讲不啻于又一件苦差。“电子邮件简直是噩梦，”她说，“感觉就像我在为收件箱工作，不是为我自己工作。”
蒂芙妮的问题不在于信息技术，而在于她的使用方法。她与笔者见过的许多高管一样，不会自行寻找专为提高在线交流专注度和效率而设计的工具。
第一步，你要摒除“保持跟进”迷思——“保持跟进”意即你可以处理所有电子邮件、阅读媒体上所有的重要信息，在社交网络上发布有见地的内容，并且从不出错。千万别这么想。你的目标应当是将自己接收的信息分类并设限，精简阅读，只对重要信息进行回应和分享。
无须立即查看的电子邮件包括新闻、购物收据、公司内部通知、社交媒体通知、抄送的邮件乃至已在日历上有标记、不必从邮件中查看的会议邀请。记住，这些信息并未消失，而是存放在其他文件夹里待你方便时查看。每天或每周安排一个小时浏览这些邮件，频率依其具体内容而定。
过滤电子邮件会为你对收件箱的邮件进行分类查阅提供便利。如果担心会有重要信息被误判为垃圾邮件，你可以定期浏览所有邮件（在Gmail中选择“所有邮件”，或在上方搜索栏中键入字母“a”以显示全部邮件）。
至于新闻，自动化也能提供同样的便利。多数人广泛关注各种内容产出方、意见领袖和话题，但如果你在网络上乱逛、浏览许多不必读的社交媒体状态或文章，那就是浪费时间。你可以利用新闻阅读应用如feedly（笔者强烈推荐这款应用，在电脑和移动设备上都可使用）、Flipboard或Reeder收集与自己相关度最高的内容。
你可以关注或订阅最感兴趣的新闻源、博客和话题讨论，通过新闻应用一次性获取所需内容，然后每天或每星期留出一段时间专门阅读。
记住，你不可能也没有必要读完所有东西。你要找的是自己领域内的重大事件和洞见，外加一点能让你就新事物思考一下的特殊内容，以及一些可供分享的独特东西。
那么你自己的网络产出呢？点赞、收藏和发推特可以帮助你在业内建立信誉、发展新的关系，但打造和维护网络形象须耗费大量时间。因此，笔者建议忙碌的高管将此项工作部分移交自动化处理。
一个简单的办法是借助你设置的新闻阅读应用。这种应用大都提供一键分享到推特、领英和Facebook的功能。此外，Hootsuite、Buffer或Social Inbox等工具可向多个社交媒体推送信息，并可提前设置发送时间，更为便捷高效。将这样一个系统设置好，你就能在不到一小时的时间里创建足够更新一周的内容。
只要在浏览新闻阅读软件时将有价值的内容加入推送列表，必要时添加评论。如此在阅读时稍加动作，便可在社交媒体上维持你的存在感，即使无暇搜寻可供分享的最新链接亦无伤大雅。
自动化无法消除数字化引起的分心，但可助你一臂之力。电子邮件过滤器、新闻阅读应用、定时内容发布工具以及其他工具，能够对争夺你注意力的内容进行整合精简，为你减轻负担，让你无论工作还是生活，无论在线与否，都能更好地投入重要任务。
为解决这个问题，多数人赞同要控制数字化信息过载，别让信息控制自己。但具体该如何着手？我们就此问题请教了心理学家拉里·罗森（Larry Rosen）和技术专家亚历山德拉·塞缪尔（Alexandra Samuel）。之前我们猜测，这两位有着不同学科背景的专家可能会给出迥然不同的建议——结果的确如此。罗森认为我们应当彻底离开信息流，投入其他更能提升精力的活动。塞缪尔则提出，与数字化信息所造成的分心作斗争，最佳途径是有策略地使用数字化工具。要想应对数字化信息引起的分心这个巨大且持续加剧的挑战，你可以综合参考他们两位的建议。
戒掉数码设备
我们被数字化引起的分心弄得疲惫不堪是何缘故？一些人将数码产品过度使用称为成瘾症。但大多数人并未从该行为中获得多少快感，而快感是成瘾症的本质特征，所以我不同意这种说法。更准确的术语是“唯恐错过”（fear of missing out）、掉线恐惧（fear of being offline）和无手机联络焦虑症（nomophobia），这些焦虑症状与强迫症类似。人们不断查看笔记本电脑、平板电脑和手机，是因为担心自己对新信息的接收落后于别人，对短信或电子邮件回复太慢，或者给别人的社交媒体状态评论或点赞太慢。
这样的问题诊断有着无数研究支持。在我的实验室，我们发现许多人每15分钟或更短时间就要查看一次手机，否则便会陷入焦虑，这一现象不分年龄。我的同事南希·奇弗（Nancy Cheever）让163名学生在一间报告厅内静坐，不许交谈、工作或使用手机，一小时后对他们的焦虑程度进行检测。轻度智能手机使用者的焦虑水平未发生变化，中度使用者焦虑度提升至某一水平随即保持不变，而习惯一天到晚随时查看手机的学生则感到焦虑度迅速飙高且持续上升。
如何缓解焦虑、避免分心？我向学生、家长、老师和公司领导者推荐三种有助于离开数码设备重新集中注意力的策略。
第一，用行为准则约束自己，戒断数码设备。先把所有电子通信设备查看一遍，然后全部关闭，手机调至静音。设置一个15分钟后提醒的闹钟，闹钟响起时用一分钟查看电子设备。重复这一过程让自己适应，逐渐将戒断时间延长至一小时或数小时。
第二种策略是受纳塔涅尔·克莱特曼（Nathaniel Kleitman）启发。克莱特曼的研究表明，大脑运转在睡眠和清醒时都遵循着90分钟的作息节律。你应当在每一个半小时工作后安排一段休息时间，使用电子设备同时处理多项任务时更应如此，因为多任务并行会让大脑过劳。在大自然中休息10分钟便足以起到镇静作用，此外还可以选择听音乐、欣赏美术作品、锻炼或冥想做为休息方式。
最后一种方法，别把电子设备放在卧室。美国国家睡眠基金会（NSF）和梅奥诊所（Mayo Clinic）指出，使用会发出蓝光的LED设备有害于睡眠，而睡眠有助于消除大脑中的无用信息和日间神经元活动产生的毒素，对你白天学习的内容起到至关重要的强化作用。NSF建议睡前一小时停止查看数字化信息，梅奥诊所则建议夜间使用电子设备时调低屏幕亮度，与屏幕保持35厘米的距离，临睡前把电子设备放到房间外去。这样做的目的是为了使激活大脑的神经递质停止分泌，促进可助你入眠的褪黑素产生。
使用电子设备是为了缓解焦虑，然而过度使用却让我们更加焦虑。为打破这种恶性循环，我们必须限制自己对电子设备的使用，唯其如此方可集中注意力。
善用工具提升效率
信息技术以多种途径强行占用了我们的时间，而我们却忘了使用数字化工具原本是为了让生活更轻松。倘若使用得当，生活的确会更轻松。笔者从事信息技术运用研究20年，发现以毒攻毒之法非但可行，且势在必行。
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蒂芙妮的问题不在于信息技术，而在于她的使用方法。她与笔者见过的许多高管一样，不会自行寻找专为提高在线交流专注度和效率而设计的工具。
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无须立即查看的电子邮件包括新闻、购物收据、公司内部通知、社交媒体通知、抄送的邮件乃至已在日历上有标记、不必从邮件中查看的会议邀请。记住，这些信息并未消失，而是存放在其他文件夹里待你方便时查看。每天或每周安排一个小时浏览这些邮件，频率依其具体内容而定。
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